🎨 Los colores de la aplicación
1 Entrar y barra superior
- Accede con tu email y contraseña. Puedes cambiar de usuario con el icono ⇄ junto a tu nombre.
- En la barra superior eliges el Año Fiscal, el Cliente y el Servicio sobre los que vas a trabajar. Todo lo que veas debajo se refiere a esa selección.
2 Dashboard Serv. y Dashboard Cliente
Resumen del año fiscal: ingresos, costes, margen y % de margen por mes, trimestre y total FY, separado en Secure y AiB y con costes por familia. Dashboard Cliente repite la misma vista para todos los servicios del cliente.
Selector de moneda en la cabecera: muestra todo en dólares con el tipo de cambio vigente del maestro. Los datos siempre se introducen en euros.
Guarda una "foto" del forecast para consultarla, compararla o entregarla a finanzas.
Cada pantalla tiene su botón verde arriba a la derecha, que exporta exactamente lo que estás viendo (ya no hay un botón global).
3 Modif. Forecast
Es donde introduces el presupuesto del servicio mes a mes.
- Añade líneas de Ingreso, Coste de personal y Coste fijo con los botones correspondientes.
- Escribe unidades/horas en cada mes; totales y margen se recalculan solos.
- Navega con TAB de mes a mes por las celdas de unidades (ABR→…→MAR): salta los meses cerrados y al acabar la fila baja a la siguiente. Shift+TAB va hacia atrás. Los importes (€) se editan con el ratón.
- Los meses cerrados aparecen en verde y bloqueados (candado).
- Botones de recálculo por celda, línea, mes o todo: recalculan horas según calendario, vacaciones y %FTE.
- Puedes mover o copiar líneas a otro año fiscal o servicio.
4 Nuevo Forecast (asistente)
Crea el forecast de un servicio desde cero o duplicando uno existente.
Con el botón + puedes crear el Cliente (admin), Servicio y WBS en el propio asistente, y dar de alta ingresos, costes fijos y personas en el paso de conceptos.
Enlace 👥 Existentes: busca y selecciona varias personas ya creadas (se comparten entre servicios) con filtros por nombre, tipo o empresa.
No deja continuar si ya existe forecast o si faltan rates del periodo: te dice exactamente qué falta.
5 Equipo y dedicación (%FTE)
El %FTE de una persona puede definirse a tres niveles, de más general a más fino:
- %FTE general (capacidad): en la ficha de la persona. Es su capacidad total y el valor por defecto.
- %FTE por servicio: en la ficha de la persona, junto a cada servicio asignado. Permite repartirla (p. ej. 0,5 + 0,5 entre dos servicios).
- %FTE por mes: pantalla Mantenimientos → Asignaciones FTE (o el botón 📅 de cada persona): matriz ABR→MAR del año fiscal para afinar la dedicación mes a mes. Vacío = usa el valor por defecto ·
0= ese mes no dedica horas.
Se permiten sobreasignaciones: si la suma de FTE por servicios supera la capacidad, el nombre aparece con fondo rojo claro en el mantenimiento de Equipo. Desde Asignaciones FTE también puedes borrar una asignación (🗑) si la persona no tiene forecast en ese servicio.
6 Calendarios: festivos y jornada intensiva
- Cada persona tiene un calendario por población: sus horas se calculan con los días laborables menos festivos y vacaciones.
- Jornada intensiva: en el calendario (admin), activa el check "Marcar jornada intensiva" y haz clic en los días — quedan en amarillo y cuentan 7 h en lugar de las horas/día de la persona.
- Tras cambiar calendarios o %FTE, usa los botones de recálculo del forecast para aplicar los cambios a las horas ya generadas.
7 Cierre de Mes
Registra los valores reales de un mes (revenue y costes por familia) y ciérralo: queda protegido en el forecast. Un administrador puede reabrirlo (queda histórico de versiones).
8 Informes
- Financiero: vista financiera de un snapshot entregado a finanzas.
- Forecast vs Cierre: compara lo previsto con lo realmente cerrado.
- Snapshots y Comparar Snapshots: consulta las fotos guardadas o enfrenta dos del mismo servicio (intercambiables con ⇄).
- Gráfico Forecast: evolución mensual de ingresos, costes y margen.
- Vacaciones: planning gráfico del equipo, con modo edición (lápiz).
- Forecast por Cliente: agregado de los servicios que elijas de un cliente.
Todos los informes exportables tienen su botón verde Exportar Excel arriba a la derecha, con su exportación específica.
9 Mantenimientos
Datos de tus servicios que puedes crear y editar:
- Servicios: tus servicios. La WBS solo se muestra (si no tiene, aparece PENDIENTE).
- WBS: códigos WBS de tus servicios.
- Equipo: personas asignadas, con %FTE por servicio, calendario de vacaciones (♥) y asignación mensual (📅).
- Asignaciones FTE: matriz mensual de dedicación (ver sección 5).
- Ingresos y Costes Fijos: conceptos económicos de tus servicios.
No se puede borrar un servicio o una persona con relaciones (forecast, asignaciones, cierres…): la aplicación lista exactamente qué relaciones tiene y cuántas.
En Configuración → Clientes, el botón 🗑 elimina un cliente CON TODO (forecasts, servicios, WBS, cierres, snapshots…) tras teclear DELETE. Las personas solo se desasignan.
La configuración global (clientes, usuarios, años fiscales, rates, calendarios, tipos de cambio…) solo está disponible para administradores.
10 Reportar un problema o una mejora
El botón flotante con el megáfono (abajo a la derecha, en cualquier pantalla) abre un formulario para enviar incidencias o sugerencias, adjuntando imágenes si quieres. En "Mis propuestas" puedes ver el estado de las que has enviado.
11 Cómo crear un forecast desde cero
Flujo completo cuando aún no existe ni el cliente. Las fases 1–3 son requisitos previos (se hacen una vez); el forecast se genera en la fase 4. El asistente permite crear cliente, servicio, WBS y conceptos sin salir, así que las fases 2–4 pueden hacerse de un tirón.
- Fase 1 · Configuración base (admin): Año Fiscal (fechas Abr–Mar), Service Lines, Calendarios + Festivos (y jornada intensiva) por localidad y Rates Estándar con vigencia.
- Fase 2 · Estructura: Cliente → Servicio (categoría Secure/AiB) → WBS (se asigna al servicio).
- Fase 3 · Maestros del servicio: Ingresos, Costes Fijos y Equipo (personas con calendario, rate y %FTE por servicio/mes).
- Fase 4 · Crear forecast: menú Nuevo Forecast → elegir FY/Cliente/Servicio → validar (no existe + hay rates) → seleccionar conceptos → generar los 12 meses.
- Fase 5 · Resultado y operación: se abre el Dashboard con el forecast seleccionado; ajustes en Modif. Forecast, Snapshots, Cierre de Mes e informes.
Azul = solo administrador. Verde = lo puede hacer un usuario no admin (y también el admin). Si falta algún requisito (p. ej. rates del periodo), el asistente lo avisa y no deja continuar.